Pertemuan pemusnahan arsip bersama DISPERPUSIP dan INSPEKTORAT diadakan di ruang pertemuan DP2KBP3A Kota Pontianak
DP2KBP3A-Pontianak karena Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kota Pontianak (DP2KBP3A) belum punya mesin pencacah, jadi arsip yg dimusnahkan harus di robek kecil supaya tulisan tidak dapat terbaca, setelah itu di buang di tempat pembuangan sampah atau dijual, arsip yg dimusnahkan tidak boleh dibakar.
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghilangkan wujud dan bentuk arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna atau telah habis masa retensinya, sesuai dengan jadwal retensi arsip dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pemusnahan arsip dilakukan untuk efisiensi pengelolaan arsip dan mencegah penyalahgunaan informasi.
Dasar Hukum Pemusnahan Arsip:
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan: Pasal 51 ayat (1) mengatur tentang kriteria arsip yang dapat dimusnahkan.
Peraturan Gubernur/Bupati/Walikota tentang Kearsipan: Mengatur prosedur pemusnahan arsip di tingkat daerah.
Jadwal Retensi Arsip (JRA): Menentukan jangka waktu penyimpanan arsip dan kriteria arsip yang boleh dimusnahkan.
Kriteria Arsip yang Boleh Dimusnahkan:
Arsip tidak memiliki nilai guna, baik nilai guna primer maupun sekunder.
Telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA.
Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang pemusnahan arsip tersebut.
Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Prosedur Pemusnahan Arsip:
Pembentukan Panitia Penilai Arsip: Terdiri dari arsiparis dan pejabat terkait.
Penilaian Arsip: Menentukan arsip yang memenuhi kriteria pemusnahan berdasarkan JRA.
Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah: Berisi daftar arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan.
Permintaan Persetujuan: Mengajukan permohonan pemusnahan arsip kepada pimpinan pencipta arsip dan/atau Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Pelaksanaan Pemusnahan: Dilakukan oleh unit kearsipan setelah mendapatkan persetujuan.
Metode Pemusnahan Arsip:
Pemusnahan Fisik: Pembakaran, penghancuran, atau perendaman arsip.
Pemusnahan Elektronik: Penghapusan data arsip elektronik secara permanen.
Pentingnya Pemusnahan Arsip:
Efisiensi Ruang: Mengurangi beban penyimpanan arsip.
Efisiensi Operasional: Memudahkan pencarian dan pengelolaan arsip yang masih relevan.
Keamanan Informasi: Mencegah penyalahgunaan informasi pada arsip yang sudah tidak diperlukan.
Kepatuhan Hukum: Memastikan pemusnahan arsip dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Berbagai Sumber
Written By Jmk